Ciascun comune ed ogni provincia si avvalgono di un Segretario, che svolge compiti di collaborazione e funzioni di assistenza giuridico-amministrativa nei confronti degli organi dell'ente in ordine alla conformità dell'azione amministrativa alle leggi, allo statuto e ai regolamenti. Egli è, di norma, Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.
Il Segretario sovrintende allo svolgimento delle funzioni dei dirigenti dell’ente e ne coordina l'attività.
Inoltre:
1. partecipa con funzioni consultive, referenti e di assistenza alle riunioni del consiglio e della giunta e ne cura la verbalizzazione;
2. esprime il parere previsto in relazione agli atti della giunta e del consiglio dell’ ente in assenza dei responsabili dei servizi;
3. roga, su richiesta dell’ente, i contratti nei quali l’ente è parte e autentica scritture private ed atti unilaterali nell'interesse dell'ente;
4. esercita ogni altra funzione attribuitagli dallo statuto o dai regolamenti, o conferitagli dal sindaco o dal presidente della provincia;
5. esercita le funzioni di direttore generale, ove conferite dal Sindaco, nei comuni con popolazione superiore ai 100.000 abitanti.
L’ordinamento prevede che i Segretari comunali e provinciali siano iscritti in un apposito Albo territorialmente articolato per regioni (fatto salvo il Trentino Alto Adige e la Valle d’Aosta).
A tale Albo il sindaco o il presidente della provincia attingono per individuare e nominare il Segretario in possesso dei requisiti necessari per ricoprire la propria sede di segreteria. Si instaura in tal modo un rapporto fiduciario di durata corrispondente al mandato.
Il Segretario, pertanto, dipende funzionalmente dal sindaco o dal presidente della provincia che lo hanno nominato, incardinando un rapporto di servizio a tempo determinato con l’ente locale, corrispondente alla durata del mandato del capo dell’amministrazione.
Il rapporto di lavoro invece si instaura con Il Ministero dell’Interno – Albo Nazionale dei segretari comunali e provinciali.